BitsUpdate | Oktober 2020

Målgång för eDeal-projektet

Projektets uppdrag från VGS och VFS var att implementera i eDeal och eSign samt utbilda så många återförsäljare som möjligt inom en snäv tidsram. Detta för att samtliga ÅF skulle ges möjligheten till ett digitalt och modernt verktyg som utvecklats för framtida krav.

SVÅ, VGS, VFS och Bits Data har haft ett nära samarbete gällande utvecklingen och utrullningen av eDeal. Vi har alla delat samma strävan mot en gemensam säljprocess för återförsäljarna, vilket har varit viktigt för att nå vårt resultat. En gemensam struktur och processer ger fördelar för er återförsäljare gällande utveckling av nya produkter, förvaltning och support.

Din Bil var först med att starta upp arbetet med eDeal och eSign. Nu har Bits Data utbildat och rullat ut eDeal och eSign till resterande 28 ÅF under ett år.

  • 5 utbildare från Bits Data har utbildat 860 säljare, försäljningschefer och leveransadministratörer hos 29 ÅF
  • 129 utbildningstillfällen har ägt rum

Sammanfattning av projektet via Helena Söderqvist, projektledare för utrullningen av eDeal och eSign

Det har varit jätteroligt att ha varit en del av projektet som både projektledare och utbildare. Projektet har hållit ett högt tempo och på så vis har vi lyckats hålla både tidplan och budget. Vissa ÅF har utbildats under två veckor och andra under endast två dagar. Det hände att tre ÅF utbildades under samma vecka, och på slutet hade vi fem mindre ÅF som delade på en tvådagarsutbildning.

Ibland har utbildningen ägt rum ute hos kunden, och i andra fall (pga Covid-19) så har vi hållit onlineutbildning via Teams. Tekniken har fungerat bra så det kommer bli allt vanligare att Bits Data håller digitala utbildningar.

eDeal och eSign har tagits emot positivt av säljare och leveranspersonal, som nu har affären på skärmen i stället för i form av fysiska papper på skrivbordet. Det har visat sig att de flesta kunder använder BankID och på så vis har möjlighet att signera via mobilen eller datorn. Under året så har det varje månad kommit en ny release i eDeal/eSign med förbättringar och utökade automatiseringar av hanteringen av sälj-/leveransprocessen. Detta har varit bra för ÅF och samtidigt utmanande för utbildarna att ständigt vara pålästa om förändringar samt hålla utbildningsmaterialet uppdaterat. Att ha fått förmånen att träffa alla supertrevliga säljare har varit ”grädde på moset” i detta projekt!

Resultat

Projektet höll den estimerade tidplanen med god marginal, nådde upp till kvalitetsmålen och klarade även budgeten. 

För er återförsäljare kvalitetssäkrar eDeal säljprocessen och gör den helt digital – vilket kan korta era ledtider. Med digital signering går vi in i framtiden med ett nytt sätt att möta marknaden.

VFS ser redan en förbättring avseende formaliafel på finansavtalen. Tidigare hade de löpande ca 300 avtal som inte kunde aktiveras och fakturorna till er återförsäljare kunde inte betalas i tid. Med eSign ligger det nu runt 60-100 avtal och VFS tror att siffran kommer att sjunka ytterligare. 

Projektet har sett att resultatet blivit bra när vi använt samma upplägg och processer för samtliga återförsäljare. Under projektets gång har vi uppmärksammat förbättringsmöjligheter och lyssnat på era synpunkter för att hela tiden förfina utrullningsarbetet.

Vad händer nu när projektet avslutas

Bits Data avslutar utrullningsprojektet och överlämnar kunderna till respektive support – SAMS-support för eDeal och VFS Support för eSign. SAMS kommer att delta på vår kundkonferens för att berätta om framtidsplanerna för eDeal.

Bits Data tackar alla inblandade i projektet och framförallt alla engagerade eDeal-ansvariga ute hos ÅF som har gjort ett fantastiskt jobb. Utan era förberedelser och interna arbete hade vi aldrig kommit i mål – stort tack!

Två användare om eDeal och eSign

Douglas Larsson, säljare på Olofssons Bil

Vad är den största skillnaden mellan ert tidigare arbetssätt och det nuvarande?

– Vårt arbete blir mycket smidigare då det inte är några papper att hålla koll på – allt är digitalt.

Har du fått till en bra rutin med att arbeta digitalt?

– Ja, det tycker jag att jag har fått. Jag tror alla kollegor känner likadant, att vi alla skapat en bra rutin.

Skulle du kunna tänka dig att gå tillbaka till det gamla sättet att arbeta?

– Nej, absolut inte – nu trivs vi så bra med det här arbetssättet!

Vilka fördelar ser du i eDeal och eSign?

– Just att är digitalt, vilket gör arbetet smidigt. Jag upplever att vi har fått en bättre struktur i arbetet. Sen verkar våra kunder tycka att det är bra, dom får bättre kontroll.

Finns det något som du vill förbättra i eDeal?

– Inget spontant faktiskt, men det kan ju ständigt finnas saker att förbättra. Vi har en bra dialog med SAMS/VGS om det och jag tror det kommer bli ännu bättre i framtiden.

Har kunderna märkt någon skillnad med eDeal? Har du fått reaktioner från era kunder?

– Ja, de menar att dom har kontroll över sitt köp hos oss, då allt är samlat och det är enkelt att gå in och kika på vad man köpt via appen. Det uppskattar kunderna, jag har fått höra att man upplever en trygghet i detta samt att man får bättre koll.

Douglas Larsson

Douglas Larsson

Säljare Olofssons Bil

Anne-Lee Gustavsson, leveransavdelningen Atteviks Personvagnar AB

Vad är den största skillnaden mellan ert tidigare arbetssätt och det nuvarande?

– Vi har alla papper på plats, vi slipper pärmar och det är lätt att hitta i eDeal.

Har du fått till en bra rutin med att arbeta digitalt?

– Ja det tycker jag, tycker det känns väldigt bra.

Ser ni någon tidsbesparing?

Vi behöver inte längre leta efter papper, eller jaga säljare för att se till att allt är på plats. Har de lagt in alla papper rätt så behöver de inte heller leta efter dem. Säljarna har fått lite mer administration på sig än tidigare men jag tror att de ser stora fördelar med det här också.

Får ni mer kompletta affärer inför leveransen av bilen? Och kanske mindre spring på kontoret?

– Ja, det ber vi alltid om och det funkar väldigt bra. Och ja, absolut mindre spring på kontoret..!

Vilka fördelar ser du i eDeal?

– Det finns bara fördelar med eDeal, inga nackdelar alls. Det här är framtidens sätt att arbeta, tror jag.

Finns det något som du vill förbättra i eDeal?

– Det finns lite att förbättra, vi har en bra dialog med SAMS/VGS om det så jag tror att det kommer komma bra uppdateringar framöver.

Hur fungerar kommunikationen och samarbetet med säljarna kring det nya arbetssättet?

– Det fungerar jättebra!

Har du fått kommentarer eller reaktioner från säljarna?

– Bara bra. Givetsvis är det en omställning från att bara ha kunnat lämnat över alla papper till oss, till att behöva lägga upp det själv. Men som sagt, jag tror att även de ser fördelarna med eDeal – framförallt ur ett kundperspektiv.